当社ではスタッフ同士のコミュニケーションや業務管理のツールとして「Backlog（バックログ）」を使用しています。
もともとスタッフ全員がリモートワークで活動しており、その中でやはり課題となったのが「どのようにしてプロジェクトの進行管理を行うか」でした。
そこで、採用したのが Backlog でした。
今回は10年以上 Backlog を使用してきた当社が、どのように運用しているかなどの取り組みをご紹介します。
創業時からリモートワークを推奨
現在はリモートワークという働き方が珍しくないかもしれませんが、当社では創業時からリモートワークでメンバーを集めて活動してきました。
さまざまな理由はあるのですが、場所に左右されず勤務できる仕組みを作ることで、優秀な人材と一緒に働けるのではないかと考えたからです。
実際に当社のスタッフは日本全国、そして海外に居住しているものもおり、全員が自分の働きたいベストな場所で働いています。
リモートワークにおける課題を解決する Backlog を採用
リモートワークで働いていると出社して働くのとは違うことから、さまざまな課題が生まれます。
その中の一つとして、コミュニケーションの取り方が大きな課題となるのではないでしょうか。
この問題を解決するには進行管理ツールを使うことが挙げられますが、当社ではその中でも Backlog を使用することにしました。
Backlog を使用するに当たって、当社が決めたルール
リモートワークを円滑するためのツールを使用する場合、ルールをしっかりを決めておく必要があると考え、当社では以下のルールを制定しました。
これらを守って運用することで、報連相がスムーズになり、トラブルなどが少なくなったと考えています。
チケット起票時に設定すべき項目
Backlog では、新しいプロジェクトや案件が進む際にタスクごとに「チケット」を発行して、管理しています。
そのため、新規にチケットを起票する際には下記の項目の設定をするようにしています。
これらの項目の設定ができていないと「課題一覧」で条件で絞り込んで検索する際に、絞り込み結果に出てこず、確認から漏れる要因となります。
ここでは、どの項目をどのように登録していくかを紹介します。
登録を必須にしている項目
- 担当者：タスクの担当者（担当者の項目が設定されていないと、ダッシュボードでその人のタスクとしてリストに出てこず、対応が漏れる原因となります。）
- 期限日：そのタスクの期限日
- 件名：タスク名（内容がわかりやすいようにつけましょう。）
- 課題の詳細：タスクに関する内容や詳細事項（可能な限り5W1H を意識し、誰が見ても具体的な内容がわかるようにします。また、資料等があれば資料の URL 等も記載しましょう。）
任意で使用する項目
- 種別
- 優先度（緊急でなければ「中」で構いません）
- カテゴリー（プロジェクトによってルールが異なる場合があります）
- マイルストーン（プロジェクトによってルールが異なる場合があります）
- 課題の追加をお知らせしたいユーザー
基本的には1チケットにつき1タスク
1つの課題（チケット）に複数のトピック（タスク）があると、進捗管理が難しくなったり、後から探しづらくなったりすることがあります。
ここでは、チケットの更新時や完了時の処理についてのルールを記載します。
チケット更新時
チケットを更新する時にはコメントだけではなく、ステータスの項目も変更をするようにしましょう。
該当箇所の変更がないと、本来の担当者が自分の担当になっていないことに気が付かない場合があります。
- 課題のステータスが変わった場合には「状態」を変更
- 変更後に確認や作業をする人が変わる場合には「担当者」を変更
チケット完了時
チケットに記載されたタスクが完了した際には、下記の項目を変更することで、完了したことを一目でわかるようになります。
- 課題の内容の作業が終わったら、作業者がステータスを「処理済み」にする
- 最初に課題を立てた人に担当を設定しておく
- 課題を立てた人が最終確認してステータスを「完了」とする
Backlog の便利な使い方
Backlog にはさまざまな機能があります。
ここでは当社で運用する中でよく利用している、便利な使い方を紹介します。
Wikiを使って情報をわかりやすく管理
Backlog には Wiki 機能があります。全員に共有したいことや、頻繁に参照する情報など、ストックしておきたい情報は Wiki に記載しておくと良いでしょう。
Wiki は階層を分けたり、タグ付けしたりすることができるので、用途に合わせて活用しましょう。
親子課題
元の課題を親として、そこから派生した細かい作業やタスクを子課題として設定することで、タスクのつながりがわかりやすくなります。
Backlog は、課題を親子構造にすることができます。
親課題の下に子課題を作る
この操作を行うことで、一つの課題に対して子課題を作ることができます。
例えば
- 顧客リストの整理（親課題）
という課題に対して
- リストの雛形作成（子課題）
といった、子課題を設定することで、親課題の中のタスクを細分化して、どこまで進んだかを明確にできます。
課題に親課題を設定する
こちらの操作は、先ほどとは逆に今の課題に対して、親課題を設定する操作です。
課題の [編集] をクリックして [親課題を設定する] から設定可能です。
自分のガントチャートを見る
右上にある、自分のアイコンをクリックし [ガントチャート] を選択すると、プロジェクトをまたいだ、すべてのタスクの中から自分に割り当てられたタスクを確認することができます。
多くのプロジェクトでさまざまなタスクを持っている際には、こちらの機能を使うことで自分のタスクを一括管理できるので便利です。
（なお、Backlog スペースが異なるタスクは、その Backlog スペースを開いて確認しましょう。）
タスクの検索や条件保存
検索機能を使うと、自分が担当の課題で「未対応」「処理中」のものだけを絞り込むといったことができます。
この機能を使うには、ヘッダーにある「課題の検索」を開きます。
検索条件を設定した後に、右上の [検索条件を保存] をクリックすると、ヘッダー左の [フィルタ] から、保存した検索条件で検索することができます。
よく使う検索条件があれば、こちらに登録しておくと便利です。
タスクがうまく進まない時でも Backlog で共有することでチームワークが生まれる
業務上タスクが問題なく消化されるとスムーズに進行するのですが、なかなかそうはいかないのが実情かと思います。
Backlog ではこうした「うまくいかないな・どうすればいいのかな」といった時でも、そうしたログを残しておけるので、その場のトラブルはもちろんですが、後で見直したときでもどこでつまづいたのか、どんなタスクで遅延が発生しやすいのかが明確になります。
どうしても期限日までに終わらないことが予想される場合
他に優先するタスクが入ったり、想定した期限内に終わらないケースもあると思います。
その場合、タスク内にコメントをした上で、期限日を延長するなどの対応を行いましょう。
コメントを残して期限を再設定することで、何が原因だったのかが明確になり、他の人が見てもわかりやすい報告につながります。
自分だけでは対応が難しい場合
タスクに関してヘルプをお願いしたい時には、そのタスクからコメントで「＠」をつけて呼びかけてみましょう。
そうすることで、呼びかけられた人もどのタスクのことかすぐに把握でき、手伝えるかどうかの判断が早期にできます。
当社の取り組みに対するお客様からの評判
当社ではスタッフ同士だけでなく、お客様とのやり取りに関しても Backlog を使用しております。
初めてお使いの方も多いのですが、当社からもしっかりとサポートさせていただき、運用に参加していただいています。
Backlog を使った運用を続けたことで、さまざまなお声をお客様からいただいております。
- やりとりに抜けがなく、助かった
- 言った言わないが発生しないので、トラブルなくコミュニケーションが取れる
リモートワークにおいてトラブルになりがちな「誰が、いつ、なんと言ったか」がログとなって残り、齟齬がなくなる点でお客様の安心につながったのではないでしょうか。
ツールやサービスを生かすことで、物理的な距離を超えたチームワークを実現
現在ではリモートワークは当たり前になっていますが、どういった取り組みをすればよいかお悩みの方も多いかと思います。
当社では Backlog を用いて進行管理を行なっていますが、こうしたツールやサービスは多くリリースされていますので、自社に合ったものを探すのが最も大変かもしれません。
もし、まだ Backlog を利用されたことがない場合は、今回のコンテンツを参考に利用されてみてもいいかもしれません。
これからも当社では、さまざまな情報やツールを活用して、物理的に離れた場所にいるメンバーと協力しながら、最高のチームワークでお客様に満足していただけるサービスを提供できるよう努力していきます。
もちろん、この記事をご覧になって「自社でも Backlog を使ってみたい」と思われた場合には、ぜひデジタルキューブにご相談ください。
10 年以上運用してきたノウハウを活用して、導入や使い方などをサポートさせていただきます。
また、今回ご紹介してきた Backlog を使って、Amimoto や Shifter といった自社プロダクトのサービス開発やダッシュボードの改善も行っています。
